Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks, pengelolaan supply chain membutuhkan pendekatan yang efisien dan terintegrasi. Salah satu teknologi yang menjadi tulang punggung pengelolaan supply chain modern adalah Order Management System (OMS).
Order Management System (OMS) adalah solusi teknologi yang dirancang untuk mengelola, memantau, dan mengoptimalkan proses pengelolaan pesanan dari awal hingga akhir. OMS berfungsi sebagai “pusat kendali” yang menghubungkan berbagai elemen dalam bisnis—mulai dari penerimaan pesanan, pengelolaan stok, hingga pengiriman—untuk memastikan bahwa setiap transaksi berjalan lancar, efisien, dan sesuai harapan pelanggan.
Dengan kemampuan untuk mengelola pesanan dari awal hingga akhir, OMS memberikan solusi strategis yang tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Mengapa Order Management System Penting untuk Supply Chain?
Supply chain adalah jantung dari operasional bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergantung pada pengelolaan stok dan pengiriman barang. OMS menjadi penting karena menyediakan cara yang terstruktur untuk melacak, mengelola, dan menyelesaikan pesanan secara real-time. Tanpa OMS, perusahaan menghadapi risiko seperti:
Kesalahan manual dalam pemrosesan pesanan.
Keterlambatan pengiriman karena kurangnya visibilitas stok dan rute pengiriman.
Pengalaman pelanggan yang buruk akibat informasi pesanan yang tidak akurat.
Ketika seorang pelanggan memesan laptop secara online, OMS tidak hanya mencatat pesanan tersebut tetapi juga memeriksa ketersediaan stok di gudang terdekat, memilih metode pengiriman tercepat, dan memberikan pembaruan status pengiriman kepada pelanggan. Di sisi bisnis, OMS membantu pemilik usaha memahami tren pesanan, mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok, dan menyelaraskan operasional antar divisi.
Jenis Order Management System
Ada 3 tipe OMS, yaitu:
1. Berbasis Cloud: Solusi OMS berbasis SaaS
Order Management System berbasis cloud adalah solusi yang diakses melalui internet, di-hosting oleh penyedia layanan, dan menggunakan model Software as a Service (SaaS). Sistem ini cocok untuk UKM dan perusahaan yang bergerak di e-commerce, ritel, atau bisnis yang membutuhkan fleksibilitas tinggi tanpa infrastruktur IT besar.
Kelebihan:
Aksesibilitas tinggi, dapat diakses kapan saja.
Tidak memerlukan investasi awal yang besar.
Skalabilitas mudah seiring pertumbuhan bisnis.
Pemeliharaan otomatis oleh penyedia layanan.
Kekurangan:
Bergantung pada koneksi internet.
Keamanan data tergantung pada penyedia layanan.
Biaya berlangganan berkelanjutan.
2. On-Premise: Sistem OMS yang diinstal pada server internal
OMS on-premise adalah sistem yang diinstal di server internal perusahaan dan dikelola oleh tim IT sendiri. Cocok untuk perusahaan besar atau industri yang membutuhkan kontrol penuh atas data, seperti manufaktur, logistik, atau bisnis dengan regulasi data ketat.
Kelebihan:
Kendali penuh atas data dan sistem.
Tidak bergantung pada koneksi internet.
Lebih aman untuk data sensitif.
Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan spesifik.
Kekurangan:
Biaya awal dan pemeliharaan tinggi.
Membutuhkan tim IT internal.
Waktu implementasi lebih lama.
Skalabilitas terbatas tanpa investasi tambahan.
3. Hybrid: Gabungan antara cloud dan on-premise
OMS hybrid adalah gabungan solusi cloud dan on-premise, di mana data penting dikelola di server internal sementara fungsi lainnya dijalankan di cloud. Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan keamanan data tinggi tetapi tetap ingin memanfaatkan fleksibilitas cloud, seperti perusahaan teknologi, distribusi, atau keuangan.
Kelebihan:
Fleksibilitas tinggi dengan kombinasi kontrol dan skalabilitas.
Efisiensi biaya dibandingkan solusi on-premise penuh.
Integrasi lebih mudah dengan aplikasi pihak ketiga.
Data sensitif tetap aman di server internal.
Kekurangan:
Implementasi lebih kompleks.
Biaya yang tinggi.
Membutuhkan pemeliharaan untuk dua infrastruktur.
Fungsi Utama Order Management System
OMS dirancang untuk menangani berbagai aspek pengelolaan pesanan. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:
1. Pengelolaan Pesanan
OMS mencatat dan memproses setiap pesanan, baik dari platform online maupun offline. Sistem ini memastikan bahwa setiap tahapan pesanan diproses dari awal hingga akhir secara tepat waktu.
2. Penyelarasan Stok
Salah satu tantangan terbesar dalam supply chain adalah mengelola stok di berbagai lokasi. OMS memberikan visibilitas stok secara real-time, sehingga meminimalkan risiko overstock atau stockout.
3. Integrasi Multi-Channel
Dengan OMS, bisnis dapat mengelola pesanan dari berbagai channel seperti e-commerce, toko fisik, atau marketplace dalam satu platform terintegrasi.
4. Pelacakan Pengiriman
OMS memungkinkan pelacakan pengiriman secara detail, mulai dari gudang hingga ke tangan pelanggan. Informasi ini meningkatkan transparansi dan memberikan kepercayaan kepada pelanggan.
5. Analisis Data
OMS menyediakan laporan dan analisis mendalam tentang pola pesanan, performa pengiriman, dan area yang memerlukan perbaikan. Data ini membantu pengambilan keputusan strategis untuk meningkatkan efisiensi supply chain.
Manfaat Order Management System bagi Pengelolaan Supply Chain
Implementasi OMS memberikan banyak manfaat strategis bagi pengelolaan supply chain, di antaranya:
1. Efisiensi Operasional
Dengan mengotomasi proses manual, OMS mengurangi waktu dan tenaga yang diperlukan untuk mengelola pesanan, sehingga bisnis dapat fokus pada pengembangan strategi.
2. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik
OMS memastikan pelanggan mendapatkan informasi yang akurat dan pengiriman yang tepat waktu. Hal ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas.
3. Pengelolaan Stok yang Optimal
Dengan visibilitas stok secara real-time, OMS membantu bisnis menyeimbangkan supply dan demand, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kerugian.
4. Peningkatan Skalabilitas
Seiring pertumbuhan bisnis, OMS dapat disesuaikan untuk menangani volume pesanan yang lebih besar tanpa mengurangi kualitas layanan.
5. Pengurangan Biaya
OMS dapat membantu bisnis mengurangi biaya operasional secara keseluruhan dengan meminimalisir kesalahan sehingga membuat kinerja lebih efektif.
Tantangan Implementasi Order Management System
Dalam praktiknya, implementasi OMS juga memiliki tantangan tersendiri. Beberapa di antaranya adalah:
1. Investasi Awal yang Tinggi
Pengadaan dan implementasi OMS memerlukan investasi awal yang cukup besar, terutama untuk bisnis kecil dan menengah.
2. Integrasi dengan Sistem yang Ada
Tidak semua sistem yang digunakan oleh perusahaan kompatibel dengan OMS. Proses integrasi ini sering kali membutuhkan waktu dan sumber daya tambahan.
3. Pelatihan Karyawan
Penggunaan OMS memerlukan pelatihan agar karyawan dapat mengoperasikan sistem dengan baik. Sehingga perusahaan juga harus menyiapkan waktu dan biaya lebih.
4. Keamanan Data
Dalam era digital, keamanan data menjadi perhatian utama. OMS harus dilengkapi dengan fitur keamanan yang memadai untuk melindungi data pelanggan dan operasional bisnis.
5. Perubahan Proses Bisnis
Implementasi OMS sering kali memerlukan perubahan signifikan dalam proses bisnis. Hal ini dapat memicu resistensi dari karyawan yang terbiasa dengan sistem lama.
Vena, Transformasi Supply Chain dengan Order Management System (OMS)
Efisiensi dan integrasi adalah kunci dalam pengelolaan supply chain yang modern. Software VENA dirancang untuk menghadirkan solusi terpadu yang mengintegrasikan Order Management System (OMS) dan berbagai saluran penjualan—mulai dari e-commerce, toko fisik, marketplace, hingga layanan pelanggan—ke dalam satu platform yang komprehensif.
Melalui OMS, pengelolaan pesanan tidak lagi sekadar mencatat dan mendistribusikan barang. Solusi ini memberikan transparansi yang lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional, dan menghadirkan pengalaman pelanggan yang unggul. OMS dari Vena menjadi jembatan yang memastikan setiap kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan optimal, sekaligus membantu bisnis Anda mencapai produktivitas yang lebih tinggi. Hubungi tim kami sekarang dan pelajari lebih lanjut bagaimana solusi OMS kami dapat memberikan nilai strategis bagi bisnis Anda!
